اصول نگارش نامه
10
سپتامبر

چگونگی نوشتن نامه اداری

اصول نگارش نامه اداری

از جمله مهارت هایی که بلد بودن آن برای هر فرد ضروری است، نوشتن نامه اداری است. هر فرد در هر موقعیت شغلی چه رسمی یا غیررسمی حتما در زندگی خود رد شرایطی قرار خواهد گرفت که نامه اداری بنویسد. هر این شرایط باید اصول و قواعد آن را بدانید.

اصول نگارش نامه اداری

به طور کلی باید اصول نوشتن نامه اداری را بلد باشید. هرگونه مطالبه و درخواست از مراجع رسمی نیاز به نگارش نامه اداری دارد و باید قالب رسمی داشته باشد. تنها در این صورت است که درخواست شما پیگیری خواهد شد وگرنه نباید توقع نتیجه‌ای برای درخواستتان داشته باشد.

با گفتن همین نکته کوچک متوجه شدید که دانستن نامه اداری تا چه اندازه میتواند مهم واقع شود و برای به نتیجه رسیدن در ادارات دولتی و مطالبه درست از ارگان ها و سازمان ها باید آنها را بلد باشید. در ادامه با ما همراه باشید تا اصول نگارش نامه اداری را با هم مطالعه کنیم.

همچنین مطالعه کنید دلایل ریجکت مقالات

نامه اداری چیست؟

به نامه هایی که بین دو شخص حقوقی و یا یک شخص حقوقی و یک شخص حقیقی رد و بدل میشود که معمولا محتوای آنها یک یا چند مسئله سازمانی و اداری است، نامه اداری میگویند. نامه های اداری به دو قسمت درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می‌شوند.

از لحاظ زمان اقدام نامه های اداری به چهار دسته عادی، فوری، خیلی فوری و آنی تقسیم می‌شود. از لحاظ امنیت نیز شامل پنج سطح عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و کلی سری میباشد. در ادامه به بررسی اجزای نامه اداری با در نظر گرفتن اصول و قواعد آن میپردازیم.

اجزای اصلی یک نامه اداری

در اصول نگارش نامه اداری ابتدا باید اجزای آن را بشناسید و بدانید هر بخش برای پر کردن به چه اطلاعاتی نیاز دارد. اجزای نامه اداری شامل موارد زیر است:

  • سربرگ نامه اداری
  • عنوان یا موضوع نامه
  • متن اصلی نامه
  • امضا
  • رونوشت

سربرگ نامه اداری

یکی از اصول نگارش نامه اداری که باید رعایت شود، مکتوب کردن نامه در کاغذ سربرگ دار است. سربرگ شامل لوگوی شرکت یا سازمان، نام سازمان، تاریخ، شماره، پیوست، نشانی و اطلاعات تماس با شرکت میباشد. اگر در سربرگ آدرس نبود در انتهای نامه خود به فاصله نیم تا یک سانتی متر پایین کاغذ باید با قلمی متفاوت از متن نامه آن را تایپ کنید.

در هنگام نوشتن نشانی دقت داشته باشید که نشانی‌تان را کاملا دقیق و کامل بنویسید. همچنین کدپستی و شماره تلفن شرکت به همراه فکس و ایمیل نیز فراموش نشود. در گوشه بالا در سمت چپ شماره نامه، تاریخ و پیوست داشتن و نداشتن نامه را ذکر نمایید.

همچنین مطالعه کنید مترجم خوب چه کسی است؟

عنوان نامه اداری

در این بخش از اصول نگارش نامه اداری باید نام گیرنده نامه، فرستنده نامه و موضوع نامه را مشخص نمایید. توجه داشته باشید برای نام گیرنده ابتدا شخصیت حقیقی ایشان که همان نام اوست و سپس شخصیت حقوقی او که به سمت او اشاره دارد را بنویسید.

در واقع عنوان باید کاملا صریح و واضح باشد طوری که دید کلی از محتوای نامه به ما بدهد. باید در طول نگارش نامه اداری دقت لازم را داشته باشید. نه آنقدر موضوع کوتاه باشد که فهمیدن نامه برای شخص گیرنده دشوار شود و نه آنقدر بلد که در محل مشخص شده جای نگیرد.

همچنین مطالعه کنید اصول نگارش فارسی

متن اصلی

در اصول نگارش نامه اداری یکی از اصولی که باید به طور دقیق به آن توجه شود، متن اصلی نامه است. در هنگام نوشتن متن نامه اداری باید سه اصل دقت، اختصار و وضوح را رعایت کنید. در نوشتن نامه اداری هدف ما رسیدن به خواسته‌یمان در کمترین زمان ممکن است. پس این سه اصل را رعایت کنید تا به نتیجه ای مطلوب برسید.

در اصول نگارش نامه اداری رعایت برخی نکات سبب نتیجه‌ای بهتر خواهد شد. در ادامه به آنها اشاره کرده‌ایم:

  • با توجه به محتوا و درخواست از اصطلاحات و عبارات مناسب استفاده کنید.
  • متن نامه را مختصر بنویسید و از گفتن حرف های اضافه پرهیز کنید.
  • در اصول نگارش نامه اداری به هیچ عنوان از کلمات احساسی و صمیمانه استفاده نکنید.
  • کلمات قابل فهم و راحت را به کار ببرید.
  • درخواستتان را صریح و واضح بیان کنید و وارد حاشیه نشوید.
  • با رعایت احترام درخواستتان را بیان کنید و تعارف نکنید.
  • از علائم نگارشی درست استفاده کنید.
  • توجه کنید که از کلمات و اصطلاحات عامیانه اصلا استفاده نکنید.
  • در نامه اداری از یک موضوع سخن بگویید و تا حد امکان چند موضوع را با هم مطرح نکنید.

امضا

در این بخش از اصول نگارش نامه اداری باید مشخصات فرد فرستنده به همراه امضاء وی درج شود. برای امضا در نامه اداری قواعدی بیان شده است که در ادامه آنها را توضیح می دهیم:

  • محل زدن امضا باید در سمت چپ و با فاصله سه سطر پایانی متن نامه باشد.
  • در خط اول ابتدا مشخصات فردی فرستنده و سپس پست سازمانی او قرار گیرد.
  • در نظر داشته باشید که خطوط امضا به هیچ عنوان نباید روی نام و سمت امضا کننده را بپوشاند.

همچنین مطالعه کنید تفاوت دارالترجمه رسمی و غیر رسمی

رونوشت

یکی دیگر از اصول نگارش نامه اداری، تنظیم نامه اداری در سه نسخه است. نسخه اول برای گیرنده، نسخه دوم برای بایگانی و نسخه سوم برای اقدام کننده نامه در نظر گرفته میشود.

در مواردی هم لازم است تا علاوه بر گیرنده و فرستنده اشخاص دیگری هم از محتوای نامه باخبر باشند. در این مواقع باید نام افراد در زیر نامه اداری به عنوان رونوشت درج شود و برای هر یک نسخه‌ای نامه ارسال گردد.

نتیجه‌گیری

هر کسی با توجه به شغلی که در آن فعالیت دارد با این نوع نگارش آشنایی داشته باشد. در این صورت راحت تر به نتیجه دلخواه خواهد رسید.

سایت ترجمه دانش گستر با همکاری مترجمان حرفه‌ای و کاربلد به کیفیت ترجمه مطلوب رسیده و توانسته در این سال ها با ارائه بهترین ترجمه ها با نازلترین قیمت به سایتی محبوب در بین دانشجوها مبدل شود. دانش گستر با سفارش ترجمه کتاب، ترجمه مقاله، وبلاگ و تمامی خدمات مربوط به ترجمه همراه شما عزیزان است.